Cómo organizar los contactos del teléfono

Empieza borrando, no ordenando

Una agenda que lleva diez años en marcha es sobre todo arqueología: el agente del piso que dejaste en 2016, tres números de una empresa que ya no existe, un taxista de unas vacaciones. Nada de eso se buscará jamás, y es justo lo que vuelve inútil desplazarse por la lista.

Recorre la lista una vez con una sola pregunta: ¿llamaría yo a esto alguna vez? Al primer «no», se borra. Mil contactos suelen perder un tercio en veinte minutos, y todas las pasadas siguientes se vuelven más rápidas gracias a eso.

Fusiona los duplicados antes de renombrar nada

Los duplicados aparecen porque la misma persona llega dos veces: una desde la SIM, otra desde una cuenta de correo, otra desde una app de mensajería. Renombrar las dos mitades de un duplicado es trabajo perdido, así que fusiona primero. La app de Contactos de Android tiene una pantalla de «Combinar y corregir» que encuentra las coincidencias exactas; las casi coincidencias las tienes que ver tú.

• Mismo nombre, dos números: conserva los dos números en un solo contacto.
• Mismo número, dos nombres: conserva el nombre que realmente buscarías.
• «Mamá» y «Madre», o un móvil guardado dos veces con y sin prefijo de país: eso nunca sale como coincidencia exacta.
• Un nombre sin número y sin correo no es un contacto. Es una nota que te dejaste.

Nombra a la gente como la buscarías

El campo del nombre es un índice de búsqueda, no un rótulo. Si buscarías «Ahmed el electricista», ese es el nombre. Si tienes cuatro Ahmed, ninguno debería estar guardado como «Ahmed».

Elige una convención y aplícala a todo el mundo: nombre, apellido y después lo que distingue a esa persona. Cuál elijas importa mucho menos que usar siempre la misma, porque el buscador solo te recompensa si la palabra que distingue está siempre en el mismo sitio.

Etiqueta a los veinte que de verdad necesitas

Esta es la pasada por la que todo el mundo quiere empezar y la que conviene dejar para el final: a estas alturas la lista ya es lo bastante corta para verla entera. Las etiquetas —Android las llama etiquetas y TreeLinker las llama tags— son para los contactos que buscas por su función y no por su nombre: la dentista, el fontanero, el colegio, las cuatro personas a las que llamarías en una emergencia.

No intentes etiquetar a todo el mundo. Una taxonomía que no vas a mantener es peor que ninguna, porque hace que la lista parezca ordenada mientras está silenciosamente mal.

Lo que ordenar no arregla

Nada de esto te dice quiénes son esas personas entre sí. Una agenda es una lista plana por diseño: sabe el número de Angelina y el de Micheal, y no sabe nada de que una es hermana del otro. Si lo que pierdes una y otra vez es qué primo, cuñado de quién, quién está llamando, eso es un problema de relaciones y no de organización, y es la capa que TreeLinker añade sobre la lista que acabas de limpiar.