Telefonkontakte richtig ordnen

Fangen Sie mit Löschen an, nicht mit Ordnen

Ein Adressbuch, das seit zehn Jahren mitläuft, ist überwiegend Archäologie: der Makler einer Wohnung, aus der Sie 2016 ausgezogen sind, drei Nummern einer Firma, die es nicht mehr gibt, ein Taxifahrer aus einem einzigen Urlaub. Nach nichts davon wird je gesucht, und genau das macht das Scrollen nutzlos.

Gehen Sie die Liste einmal mit einer einzigen Frage durch: Würde ich da je anrufen? Beim ersten Nein wird gelöscht. Tausend Kontakte verlieren so meist ein Drittel in zwanzig Minuten, und jeder weitere Durchgang wird dadurch schneller.

Dubletten zusammenführen, bevor Sie irgendetwas umbenennen

Dubletten entstehen, weil dieselbe Person zweimal ankommt: einmal von der SIM, einmal aus einem E-Mail-Konto, einmal aus einem Messenger. Beide Hälften einer Dublette umzubenennen ist verlorene Arbeit – also zuerst zusammenführen. Die Kontakte-App von Android hat dafür den Bildschirm „Zusammenführen und korrigieren“, der exakte Treffer findet; die knappen Treffer müssen Sie selbst sehen.

• Gleicher Name, zwei Nummern – beide Nummern auf einem Kontakt behalten.
• Gleiche Nummer, zwei Namen – den Namen behalten, nach dem Sie tatsächlich suchen würden.
• „Mama“ und „Mutter“, oder eine Mobilnummer zweimal gespeichert, mit und ohne Ländervorwahl – das taucht nie als exakter Treffer auf.
• Ein Name ohne Nummer und ohne E-Mail ist kein Kontakt. Das ist eine Notiz an sich selbst.

Benennen Sie Menschen so, wie Sie nach ihnen suchen

Das Namensfeld ist ein Suchindex, keine Beschriftung. Wenn Sie nach „Ahmed, Elektriker“ suchen würden, dann ist das der Name. Wenn Sie vier Leute namens Ahmed haben, sollte keiner von ihnen als „Ahmed“ gespeichert sein.

Wählen Sie eine Konvention und wenden Sie sie auf alle an: Vorname, Nachname, dann das Unterscheidende. Welche Konvention Sie wählen, ist weit weniger wichtig als jedes Mal dieselbe zu nehmen – das Suchfeld belohnt Sie nur, wenn das unterscheidende Wort immer an derselben Stelle steht.

Beschriften Sie die zwanzig, die Sie wirklich brauchen

Mit diesem Durchgang wollen alle anfangen, und er gehört als letzter dran – bis hierher ist die Liste kurz genug, um sie zu überblicken. Labels, wie Android sie nennt, oder Tags, wie TreeLinker sie nennt, sind für Kontakte, die Sie über ihre Rolle suchen statt über ihren Namen: die Zahnärztin, der Klempner, die Schule, die vier Menschen, die Sie im Notfall anrufen würden.

Versuchen Sie nicht, alle zu beschriften. Eine Systematik, die Sie nicht pflegen, ist schlechter als keine, weil sie die Liste geordnet aussehen lässt, während sie still falsch ist.

Was Aufräumen nicht behebt

Nichts davon sagt Ihnen, wer diese Menschen füreinander sind. Ein Adressbuch ist absichtlich eine flache Liste: Es kennt Angelinas Nummer und Michaels Nummer, und nichts davon, dass die eine die Schwester des anderen ist. Wenn Sie immer wieder verlieren, welcher Cousin, wessen Schwager, wer da gerade anruft – dann ist das ein Beziehungsproblem und kein Ordnungsproblem, und genau diese Schicht legt TreeLinker über die Liste, die Sie eben aufgeräumt haben.